Vereinfachte Prozesse und administrative Einsparungen bei der Verrechnung von IT Services

Aufgabenstellung

Neukonzeption der IT Kostenverrechnung bei einem bedeutenden Transport- und Logistikunternehmen im europäischen Ausland.

Der Kunde ist nach dem Demand-Supply-Prinzip organisiert: Die IT Abteilung (Supply-Organisation) des Kunden bezieht IT Dienstleistungen in einer Multiprovider-Umgebung. Unter Einbeziehung eigener Leistungen im Bereich Wartung, Entwicklung und Betrieb werden diese an die Demand-Organisation weiter verkauft und verrechnet.

Sowohl Demand, wie auch Supply sahen Handlungsbedarf auf dem Gebiet der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der verrechneten IT Kosten. Ebenfalls forderten sie deutliche Reduzierung der administrativen Aufwände für den Verrechnungsprozess, welche aufgrund der komplexen Multiprovider-Umgebung gegeben waren.

Beck et al. Services wurde mit der Analyse der End-to-End-Prozesse und mit der Konzeption eines Lösungsansatzes beauftragt.

Nutzen

Die Berater von Beck et al. Services identifizierten Problembereiche in der Verrechnung und unterzogen diese in Zusammenarbeit mit dem IT Management einer Ursache-/ Wirkungsanalyse. Diese zeigte die Abhängigkeiten der Prozesse untereinander transparent auf. Im Fokus dieser Analyse standen insbesondere die Sicht und die Erwartungen der Demand Organisation.

Vor diesem Hintergrund konnten Optimierungsbedarf und -potenzial aufgezeigt werden. Wir koordinierten das Design der Sollprozesse sowie deren Einbettung in die übergeordnete Prozesslandschaft. Vor der Umsetzung definierter Sollprozesse wurden verschiedene Modelle hinsichtlich ihrer Anwendbarkeit untersucht und untereinander verglichen.

Auf dieser Basis wurde ein neues Verrechnungsmodell für die IT Betriebskosten entworfen, welches sich an den Bedürfnissen und Geschäftsprozessen des Kunden orientiert. Dieses Modell ist damit direkt steuerbar und verändert die bisherige reine Beschaffung von IT Leistungen hin zur Abbildung und Verrechnung auf Geschäftsebene.

Das erarbeitete Verrechnungsmodell senkt die administrativen Aufwände drastisch. Es ermöglicht sowohl der Demand, wie auch der Supply-Organisation Vereinfachung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicher zu stellen. Beide gewinnen eine solide Grundlage für ein Benchmarking im jeweiligen Markt. Das Ansehen und die Rolle der Supply-Organisation ändern sich somit vom technischen Lieferanten zum strategischen Partner.

Eckdaten

Über 15.000 IT Nutzer, mehrere tausend IT Komponenten, über 600 Applikationen, 11 Plattformen, vier unterschiedliche Einkaufsmodelle in einer 3-Provider-Umgebung. Projektdauer: ca. 5 Monate.