Agenturen: Vom Vorteil virtueller Zusammenarbeit

Von Peter Schlack 13.06.2017

 

Bild: Dennis Skley - Buntstifte auf Flickr. Verwendung unter den Bedingungen der Creative Commons (BY-ND).

Je mehr Standorte, je diverser die Spezialisten, je exotischer die Anforderungen, je flexibler die eigenen Mitarbeiter werden, desto wichtiger wird die virtuelle Zusammenarbeit. Diese Meinung wird auch in Agenturkreisen vertreten. Auch der Agenturalltag bestätigt das. Aktionen und Kampagnen werden häufig unter Zeitdruck entwickelt. In kurzer Zeit müssen Marketingstrategen, PR-Leute, Gestalter, Media-Experten, Marktforscher, Producer, Freelancer und auch Kunden ins Boot geholt werden.

Meetings, Mails, Telefonate waren bisher die Instrumente. Meetings sind jedoch planungsintensiv, zeitaufwendig und verursachen daher auch nicht unbedeutende Kosten. Bei Mails sprechen wir heute von „Müllbergen“. Und bei den Telefonaten ist die Ereichbarkeit immer ein Problem. Die gute Nachricht: Heute können Jobs in der Agentur durch digitale Vernetzung effizient organisiert und physische Präsenz durch virtuelle Arbeitsumgebungen ergänzt werden.

 

Virtuelle Räume und digitale Netzwerke

So können in den virtuellen Räumen eines digitalen Netzwerkes Projekte gemeinsam bearbeitet, Informationen ausgetauscht, Ideen entwickelt und diskutiert sowie Dokumente und Bild-/Videomaterial abgelegt werden.

Der Zugriff auf die Plattform ist für jeden Nutzer (auch für Externe) von jedem Standort und zu jeder Zeit möglich. So können auch Kunden in die Prozesse integriert werden.

Hier einige konkrete Beispiele:

  • Eine effiziente Vorbereitung, Dokumentation und Nachbearbeitung von Meetings ist leicht möglich.
  • Der Agenda-Vorschlag für ein Meeting kann ins Netz gestellt und von allen ergänzt werden.
  • Eine transparente Arbeitsweise durch für alle offen vorliegende Dokumente erspart diverse Telefongespräche und etlichen E-Mail-Verkehr.
  • Nach dem Meeting wird das Protokoll im Wiki erstellt und kann durch die Teammitglieder ergänzt werden. So entsteht in kurzer Zeit eine Arbeitsgrundlage für das gesamte Team.

 

Agile Zusammenarbeit der Teams

Die für die Aufgabe qualifizierten Experten werden über die Plattform direkt angesprochen und jeweils eingeladen / aufgefordert, an der Kampagne mitzuarbeiten. Darüber hinaus können alle Externe angesprochen werden, die auf der Plattform vernetzt sind. Durch Benachrichtigungsfunktionen entsteht ein schnelles Feedback und steht in Kürze das Team.

Die digitalen Plattformen bieten dabei noch mehr: übersichtliche Räume, um Informationen, Wissen (Dateien) rasch zu finden und auszutauschen. Rückfragen können so umgehend bearbeitet werden, ohne dass man dafür eine Sitzung anberaumen oder einen Haufen E-Mails hin und her schicken musste. Alle Dokumente sind auf der Plattform für alle Teammitglieder zugänglich und verfügbar – und zwar immer die aktuellste Version.

Alle Teammitglieder haben dadurch zu jeder Zeit und von jedem Ort aus den gleichen Informations- und Kommunikationsstand. In entsprechenden Foren können Ideen, Konzepte und Maßnahmen diskutiert und gemeinsam bewertet werden. So können beispielsweise Texte und Layout-Entwürfe laufend weiterentwickelt werden. Durch Vernetzung mit dem Kunden können auch von dieser Seite in kurzer Zeit Impulse aufgenommen und die Kampagne in die gewünschte Richtung gebracht werden.

 

Einfache Kommunikation, Koordination und Abstimmung

Ob Koordination, Kommunikation, Zusammenarbeit oder Abstimmung mit dem Team – alles wird transparent auf einer digitalen Plattform abgebildet. Jeder im Team ist zu jeder Zeit darüber informiert, wie der Stand der Arbeiten ist. Jedes Teammitglied kann sich mit seinen Ideen und Vorschlägen laufend einbringen und zu dem Vorschlag der Anderen seinen Kommentar abgeben. Und jeder weiß, wann er was abzuliefern hatte.

Heute fehlt noch in vielen Agenturen die für eine virtuelle Arbeitsumgebung erforderliche Infrastruktur. Und es geht auch daum, Wege zu finden wie in virtuellen Teams eine gemeinsame Kultur der Kollaboration entsteht, und welche Arbeitsprozesse dazu führen, dass Zusammenhalt und Gemeinschaft in den Communities funktionieren.

In verschiedenen Workshops bietet Beck et al. Services Agenturen Orientierung und auch konkrete Hilfe an.

Über den Autor

Peter Schlack
Mit Kollaborationsplattformen können neue Denklabore und Kommunikationsräume in den Unternehmen erschlossen werden.