Drei Punkte, warum Ihr neues Intranet nicht funktioniert und nichts bringt

Von Sebastian Thielke 23.05.2016
Drei Punkte, warum Ihr neues Intranet nicht funktioniert und nichts bringt

Puh, geschafft. Sie haben Ihr altes Intranet neu aufgebaut und an nichts gespart. Es ist total nutzerfreundlich, kann mobil angeschaut werden und jeder Mitarbeiter kann es für sich anpassen. Das ist ein Riesenerfolg. Und Sie sind sich sicher, dass der Erfolg kommt, denn Sie haben umfangreich ein Change Management vorangetrieben, organisationsübergreifend Redakteure geschult und das neue Intranet hat sowieso den Look and Feel von Intagram. Allen im allem haben Sie sich große Mühe gegeben. Zwar gab es die ein oder andere ungeplanten Budgeterweiterung aber das wurde ja auch klar begründet. Und jetzt brummt das Intranet so richtig. Oder? Vielleicht doch nicht so wie erhofft? Naja, aber die Zahlen am Anfang waren doch super.

Jetzt sind drei Monate in Land gestrichen, und eigentlich hat sich nicht viel verändert, wenn man es zu vor drei Jahre betrachtet. Zwar loben die Leute nach wie vor, wie toll und innovativ das neue Intranet ist, aber wenn man die Mitarbeiter und Manager fragt, ob und wofür sie es denn nutzen, kommt schnelle die Ernüchterung. Keinem fällt so richtig ein was man damit macht und vor allem wozu. Und Sie stehen am gleichen Punkt wie vor drei Jahren - keiner nutzt es wirklich aber es ist ein Nice to Have.

Punkt 1: Verwendungszweck

Eigentlich war doch alles gut geplant. Wo kann denn etwas schiefgelaufen sein? Natürlich wissen Sie wozu das neue Intranet sein soll. Sie haben schließlich einen Bedarf erhoben. Zudem wissen alle im Unternehmen, dass das Teilen von Informationen die wichtigste Ressourcenfunktion im Unternehmen ist. Sie haben also mit dem neuen Intranet eine wundervolle Inhaltsschleuder aufgestellt, die die Mitarbeiter, Nutzer und andere Glückliche mit einem unendlichen Strom von redaktionelle Inhalten zum Unternehmen, dessen Erfolgen und Fortschritten versorgt. Und diese sehen auch noch verdammt gut aus. Das heißt also, dass die Nutzer täglich eine hochqualitative Auswahl an Nachrichten erhalten, von denen man annimmt, dass diese sie interessieren oder sogar in der täglichen Arbeit helfen.

Wozu-Szenarien

Natürlich muss es qualitative Inhalte geben und auch Content Marketing nach Innen hat sicherlich eine Bedeutung für Markenbildung, -Kommunikation und Identifikation. Die Frage, die sich jedoch stellt: Was bringt eine Inhaltsschleuder dem Nutzer? Muss sich der Nutzer tagtäglich mit der Frage beschäftigen, ob sich sein Unternehmen als Marke für den Mitarbeiter noch immer attraktiv ist? Oder schaut er sich im nächsten Supermarkt gleich den anderen Arbeitgeber an? Nein. In erster Linie möchte und vor allem will der Nutzer seine tägliche Arbeit schaffen. Dabei soll das neue Intranet hilfreich sein sogar der neue Arbeitsplatz sein. Aber wenn ich nur redaktionelle Inhalte bekommen, dann bin ich nur am Aufnehmen aber niemals beim Verarbeiten.

Schaffen Sie mit den neuen Intranet vor allem eine Umgebung, die bei der Arbeit hilft. Stellen Sie den Nutzern Fragen, finden Sie heraus wie sie arbeiten und dann geben Sie den neuen Intranet den Verwendungszweck. Zeigen Sie wie es den Nutzer hilft, welchen Einfluss es in der täglichen Arbeit hat. Und nicht generische Phrasen an die Nutzer proklamieren. Machen Sie die Anwendungsfälle und Wozu Szenarien für jeden erkennbar und erlebbar.

Punkt 2: Kulturrevolution

Wir krempeln jetzt mal die Kultur unseres Unternehmens um. Mit dem neuen Intranet wird alles anders und vor allem viel agiler. Die Kultur hat mit dem neuen Intranet dann was mit Startup und agilen Unternehmertum zu tun. Und alle sind 15 Jahre jünger. Okay, das ist sicherlich überspitzt, aber wenn Sie ehrlich sind, haben Sie doch gehofft, dass sich die Nutzer mit dem neuen Intranet in Blogger, Sharer und Wissensteiler sowie Innovatoren verwandeln. Zumindest war es doch eines dieser Heilsversprechen, als das neue Intranet gestartet wurde.

Musterkultur

Die Erkenntnis wird hoffentlich niemanden aus dem Nichts treffen: Das neue Intranet kann und wird niemals die Kultur verändern. Das kann nicht einmal, dass vielbeschworenen Change Management. Der eigentliche Punkt, den Sie hier schaffen wollten, ist dass die Nutzer, Mitarbeiter, Menschen sich die neuen Fähigkeiten und Möglichkeiten von Zusammenarbeit und Innovation aneignen. Das heißt aber noch lange nicht, dass sich dadurch was an der Unternehmenskultur ändert. Solche Veränderungen treten auf, wenn sich Verhalten erfolgreich zu Mustern in Gruppen umgesetzt haben und wenn diese Muster so vorteilhaft für alle kulturbeteiligten Gruppen sind, dass sie wiederholt werden. Das bedarf also einem enormen Verhaltensschwellenwert und zusätzlich die Erkenntnis, dass es für den einzelnen in der Kultur hilfreich ist. Puh, große Steine, riesen Felsen und ganze Gebirge.

Lassen Sie den Aufwand und vor allem das Ziel der Kulturveränderung sein. Sie werden nur enttäuscht. Vielmehr schaffen Sie eine Arbeitswelt, die vom Miteinander profitiert, die das Teilen und Mitteilen als wirkungsvoll ansieht und vor allem stellen Sie die Möglichkeiten dafür zur Verfügung. Manchmal sind die Intranetportale einfach nur ein erschwerter Zugang zur eigentlichen Plattform bzw. zur Anwendung.

Punkt 3: Der Raum für alles

Denn Sie haben es geschafft. Alle Anwendungen sind im Intranet anwählbar und speisen ihre Informationen in das Portal ein. Ein Ort wo alles zusammenläuft. Aus Nutzersicht muss das doch ein Eldorado für den digitalen Arbeitsplatz sein. Hier nimmt man eine Arbeitsplatzwelt an, die geordnet, strukturiert und rational ist. Das entspricht aber eben auch nur einer Annahme. Der eigentliche digitale Arbeitsplatz ist zwar individualisierbar aber eben nicht auf ein Portal einzugrenzen.

Fraktale

Was lehrte uns die Existenz von Schatten IT? Ich kann eine wohldurchdachte Infrastruktur und Arbeitsplatzwelt zur Verfügung stellen und keiner wird sie nutzen, denn der Markt bietet innovativere, einfachere und vor allem durch jeden selbstmanagebare Anwendungen an. Die Anwendungswelt einzuschränken mag zwar auf den ersten Blick, das Dilemma der Auswahl eindämmen, führt aber dennoch dazu, dass sich der offene Markt mit der passenden Lösung einfach dazugesellt und keiner nutzt die architektonisch wohlgeplante Anwendungswelt.

Mittlerweile ist der Markt für digitale Zusammenarbeit und vernetzende Intranets in der dritten Evolutionsstufe angekommen. Wir haben hochmobile Anwendungen, die uns ohne große Hindernisse in Teams arbeiten lassen. Wir können diese Anwendungen auf der Ebenen der Werkzeuge und Funktionen so detailliert und einfach anpassen, dass sie genau auf das temporäre Bedürfnis unserer vorübergehenden Zusammenarbeit passen. Das Einbinden von Bots und intelligenten Assistenten macht diese Umgebung noch attraktiver. Daher sollte ein neues Intranet nicht vorschreibend existieren, sondern sich aus unterschiedlichen Anwendungen zusammensetzen und sie intelligent miteinander verbinden. Schließlich entscheidet der Anwender was genutzt wird und nicht das Projektteam „Neues Intranet“.

Und nun?

Schwierig ist es, wenn Sie Ihr Intranet alt umgestaltet haben. Einfach wird es, wenn Sie noch am Anfang stehen. Lösen Sie sich von den Vorstellungen und eingefahrenen Mustern.

  1. Ein Intranet muss für die Anwender einen Zweck erfüllen und dieser kann nicht sein, dass Sie die Nutzer mit Inhalten überfallen und zumüllen.
  2. Verabschieden Sie sich vom Gedanken der kulturellen Revolution. Zeigen Sie einfach, was es den Nutzern bringt und vor allem so, dass es in deren täglichen Arbeitswelt Bestandteil ist.
  3. Die Welt der Anwendungen und Anwender ist nicht dort stehen geblieben, wo Sie das letzte Mal einen Blick auf Technologie geworfen haben. Die Verschmelzung von persönlicher und beruflicher Nutzung ist im vollen Gange und Sie müssen mitkommen. Integrieren Sie die Welt der Anwendungen, die Ihre Nutzer nutzen.

Wenn Sie nun am Entscheidungspunkt stehen und gerne weitergehen möchten, dann gehen wir gerne mit Ihnen diese Schritte. Beck et al. Services hilft Ihnen gerne weiter eine zweckorientiertes und sinnvolles Intranet umzusetzen. Sprechen Sie uns an. Nutzen Sie unsere Homepage und wir legen zusammen mit Ihnen los. Oder sprechen Sie einfach mich an auf Twitter, Facebook, LinkedIn der auch Xing.

Über den Autor

Sebastian Thielke Consultant für Digital Transformation
Social Business und Enterprise 2.0 - Strategieentwicklung, Enablement, Kommunikation sowie Wertschöpfung mit dem Hauptaugenmerk: Der Mensch macht das Unternehmen.