Erfolgreiche Strategien für einen Digital Workplace

Von Alexander Klier 23.01.2015
Erfolgreiche Strategien für einen Digital Workplace

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Trotz aller Diskussionen und vielen Bemühungen sind auch Ende 2014 noch keine substantiellen Erfolge bezüglich einer Social Collaboration und eines Digital Workplace zu erkennen. Das ist leicht zu erklären, aber schwer zu ändern. Erklärbar ist es dadurch, dass kein Unternehmen die notwendigen Schritte konsequent und vor allem umfassend geht. So ist zwar immer wieder die "Vermarktung" von Einzelinitiativen zu beobachten, jedoch ganz selten ein ganzheitlicher Ansatz bei den Unternehmen zu erkennen. Noch problematischer ist, dass die notwendige Neugestaltung bzw. Weiterentwicklung der Arbeitsprozesse im Sinne einer kollaborativen Zusammenarbeit vielfach als aufgesetztes Konstrukt zu bestehenden Strukturen etabliert wird - und damit weitgehend folgenlos bleibt. Doch ohne den notwendigen kulturellen Wandel wird weder eine Social Collaboration, noch der digitale Arbeitsplatz von den Mitarbeiter angenommen. Verantwortlich dafür ist häufig, dass die Verzahnung der Arbeitsplätze, Vernetzung der Akteure und Anknüpfung an die Kernprozesse des Unternehmens nicht vollzogen wird.

klein-klein statt zusammenhängend

Eine typische Problemstellung hat in der Regel mit der Gestaltung der Schnittstellen zu tun. So werden beispielsweise Schnittstellen, die in der Wertschöpfung notwendig sind, nicht in den Change Prozess einbezogen. Auch die kommunikativen, kollaborativen und innovativen Schnittstellen müssen jedoch eingebunden werden. Die größte Herausforderung für diese Art von Vernetzung und Verknüpfung ist die Überwindung "alter" Verhaltensweisen und purer Gewohnheiten. Dies in einem echten Change zu adressieren und aufzubrechen bleibt vordringlichste Aufgabe. Ein weiterer Punkt, warum keine eindeutige breite Veränderung abgebildet wird ist, dass in Organisationen viele kleine Initiativen gefahren werden, diese jedoch selten umfassend erfasst werden, um beispielsweise einen Austausch und gemeinsamen Lernprozess zu ermöglichen. Mit anderen Worten: Oft kennen sich die unterschiedlichen Initiativen nicht einmal gegenseitig. Damit gibt es auch keine gemeinsame Basis der Zusammenarbeit. Es ist eine große Herausforderung, aber auch ein notwendiger Schritt, dass alle Initiativen und Projekte strategisch und im Sinnen der Unternehmensentwicklung zusammengeführt werden. Weiter ist enorm wichtig, dass die Themen integrativ angepackt werden. Wie bereits mehrfach erwähnt ist Social Collaboration eine Methode und ein Verhalten, das den Digital Workplace erst ermöglicht. Die Strategie sollte also heißen, dass ich einen Digital Workplace umfänglich plane, sowohl auf der Ebene des Individuums, als auch auf der Ebene der Organisation. In diese Planung muss aber nicht nur die Infrastruktur und das Arbeitsmaterial einbezogen werden (Hardware, Software, Zugänge etc.), sondern es muss auch dafür gesorgt werden, dass die Bereitschaft zur Anwendung und Umsetzung beim Inhaber des Digital Workplace existiert, gefördert und auch gefordert wird.

Mit der Zeit gehen ...

Durch die massive Förderung von Selbstorganisation und das Vereinfachen von kommunikativen Prozessen sind im Bereich von Kommunikation und Zusammenarbeit relativ schnell Erfolge zu erzielen. Sie zeigen nicht nur den Beteiligten, dass ihr Engagement von Erfolg gekrönt ist. Aber auch in bestimmten Geschäftsprozessen können kurzfristige Erfolge durch Methoden und Techniken der Social Collaboration erzielt werden. Besonders erwähnenswert sind hier Sales, Einkauf und Marketing. In puncto Absprache, des Informationsinputs oder des gemeinsamen Arbeitens können bald offensichtliche Erfolge gezeigt werden. Ein umfassender Change, wie ihn der Digital Workplace voraussetzt, braucht andererseits viel Zeit. Hier heißt es, mit der Zeit zu gehen, und die kurzfristigen positiven Veränderungen spürbar zu machen, um sie in eine Motivation für den mittel- bis langfristig orientierten Wandel umzumünzen. Dabei muss übrigens nicht nur das Vorhandene generell in Frage gestellt, sondern beispielsweise auch betont werden, was schon gut läuft und auch künftig Praxis sein wird. Weiter sollte jede innovative Idee aufgegriffen und mit guter Praxis verknüpft oder zu ändernden Prozessen verbunden werden.

... und alle Beteiligen einbinden

Eine der wesentlichsten Herausforderungen ist, alle an den notwendigen Prozessen zu beteiligen. Und das bedeutet, die Betroffenen nicht vor vollendete Tatsachen oder fertig ausgerollte Social Collaboration Plattformen zu stellen, sondern von Anfang an mit den Beschäftigten zu reden, wie ihre Prozesse aussehen werden, welche Communities sich ggf. etablieren könnten und vor allem, wie sie ermächtigt werden können, den Prozess proaktiv mitzugestalten. Das betrifft in nicht wenigen Unternehmen auch deren Betriebsräte. Diese sind von Anfang an in die Projekte einzubeziehen, denn nur so kann man sie ggf. zu Keyplayern machen, die den Wandel zum Digital Workplace nicht nur hinnehmen, sondern sogar aktiv vorantreiben. Gerade weil die Beteiligung viele Chancen für die Beschäftigten bietet.

Fünf Meilensteine auf dem Weg zum Erfolg

In unseren Augen gibt es fünf wichtige Schritte zur Einführung einer High Performance Collaboration. Als Meilensteine sind sie auch Erfolgsfaktoren für die Etablierung digitaler Arbeitsplätze.

  1. Eine Standortbestimmung des Social Work Environments.
  2. Eine individuelle Strategie, ausgerichtet am Unternehmen und seiner Wertschöpfungsprozesse.
  3. Evaluation und verschiedene Bewertungsverfahren zur Zielbestimmung.
  4. Ein Change mit dem Fokus auf Kommunikation, Befähigung und Partizipation.
  5. Messen, Bewerten und ggf. Anpassen bzw. erneut in den Prozess gehen.

Über den Autor

Alexander Klier Social Learning Consultant
Social Collaboration und Social Learning gehören zusammen. Gemeinsam denkt man weiter.

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