Kollaboratives Zeitmanagement

Von Alexander Klier 16.11.2015

Zeitmanagement gibt es als Empfehlung und Managementmethode schon sehr lange. Obwohl sich die Konzepte mit der Zeit entwickelt haben, ist es immer ein äußerst individualistisches Konzept geblieben. Gerade deshalb hat es in Kollaborationszusammenhängen auch nie funktioniert.
Bild: Brian Smithson - Time for Change auf Flickr (hier). Verwendung unter den Bedingungen der Creative Commons - Namensnennung (BY).

Die Zeitschrift managerSeminare vom Oktober 2015 - eine Jubiläumsausgabe zum 25jährigen Bestehen - hatte als Titelgeschichte dasjenige Thema aufgegriffen, das auch in der ersten Ausgabe bereits die Titelstory darstellte: Das Zeitmanagement. Unter dem Titel "Und immer läuft die Zeit davon ..." wurde darauf reflektiert, was sich seit den 25 Jahren verändert hat. Die Redakteurin Sylvia Jumpertz beschreibt dabei sehr plastisch die verschiedenen Phasen, die jeweils die Inhalte des Zeitmanagements dargestellt haben und dabei das "Medikament" bzw. die Lösungsvorschläge bestimmt haben. So wurde im Laufe der Jahre aus dem Zeitmanagement ein Lebensmanagement (Work-Life-Balance) und schließlich ein Persönlichkeitsmanagement - um sich dann am Ende ganz aufzulösen? Das rigide Planungs- und Priorisierungsregime wich jedenfalls der Erkenntnis, dass Planen alleine noch nicht weiterhilft. Man muss die Dinge dann schon auch "gebacken" kriegen, also umsetzen können. Was eigentlich den Austausch mit den Kolleg*innen über zeitliche Bedürfnisse nahelegt. Dankenswerterweise geht der Artikel deshalb am Ende auch davon aus, dass das Zeitmanagement sozialer werden muss, um in modernen Arbeitsstrukturen weiterhin - oder besser überhaupt - als Instrument zu helfen. Gerade zu diesem Aspekt hat sie dann ein Interview (hier auf meinem Blog nachzulesen) mit mir geführt. Grund genug für mich, noch einmal im Rahmen unseres Blogs auf die Frage kollektiver Zeitautonomie als kollaboratives Zeitmanagement zu reflektieren.

 

Was aber ist Zeitmanagement?

"Das zweite Problem ist die Unterstellung, dass die meisten Menschen ihre Zeit auf irgendwelchen Nebenkriegsschauplätzen verplempern und sich deshalb nicht auf ihre sogenannte eigentliche Arbeit konzentrieren. Das läuft komplett daran vorbei, was Arbeit heute ist" (ManagerSeminare Nr. 211, S. 70).
 

In der Tat ist eigentlich gar nicht so ganz klar, was Zeitmanagement - als weitgehend theorieloses Konzept - ist und was vom Zeitmanagement genau gemanagt werden soll. Zeit jedenfalls kann man in dem Sinn nicht managen. Insofern haben die unteschiedlichen Trainer*innen und Anbieter auch jeweils einen speziellen Fokus, beispielsweise auf die Aktivitäten und zu erledigenden Arbeitspakete in der (Arbeits-) Zeit. Empfohlen wird Zeitmanagement in der Regel dann, wenn Beschäftigte (normalerweise aus dem Management) mit ihrer täglichen Arbeit überlastet sind. Allen Konzepten gemein ist allerdings, dass sie in keinem Fall die Frage stellen, ob nicht tatsächlich zu viel Arbeit vorhanden ist. Auch von Komplexität, sozialer Bedingtheit von Entscheidungen oder unterschiedlichen zeitlichen Verläufen im Unternehmenskontext ist keine Rede. "Zeitmanager" bzw. Zeitmanagement-"Experten" geben ihre Tipps also völlig unabhängig von den Rahmenbedingungen ab. Frei nach dem Motto: Halte Deinen Schreibtisch in Ordnung und plane richtig, dann hast Du keine Probleme mit zu viel Arbeit. So ist es auch kein Wunder, dass die Kritik an den Zeitmanagement Konzepten fast genauso alt ist, wie die Konzepte selbst.

Aufgaben werden im Zeitmanagement sehr rigide geplant. Dabei sollen unterschiedliche Tools, wie etwa die Eisenhower Matrix mit ihrer Unterscheidung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, helfen.
Grafik: Oliver Tacke - Eisenhower Matrix auf den Wikimedia Commons (hier). Verwendung unter den Bedingungen der Creative Commons - Namensnennung-Verwendung unter gleichen Bedingungen (BY-SA).

"Kundenwünsche werden nicht in einem Funktions-Silo erfüllt, sondern durch die aktive Zusammenarbeit von Menschen. Gespräche sind mit die wichtigste Form von Wertschöpfung, insbesondere dort, wo Wissen vermarktet wird" (Walter Simon 1995, Ist das Zeitmanagement-Konzept noch zeitgemäß? S. 544). Das immerhin kann man über das Zeitmanagement allgemein aussagen: Es ist ein Produkt des Taylorismus und beruht stark auf den dahinter stehenden Vorstellungen. Nur wenn beispielsweise das Delegieren angeordnet werden kann, funktioniert es als tatsächliche Zeitersparnis. Eine starke Hierarchie - und die oben genannten "Funktionssilos" - sind so die unausgesprochene Voraussetzung von Zeitmanagement Konzepten. Aus diesem Grund ergibt sich in keinem Fall ein brauchbarer Lösungsvorschlag im Bereich (digitaler) kollaborativer Zusammenarbeit.

 

Kollegen als Zeitdiebe

"Der Arbeitsprozess ist durch Abhängigkeiten geprägt. Das war schon immer so, ist heute im Teamzusammenhang aber noch stärker der Fall" (ManagerSeminare Nr. 211, S. 70).

Mit den Beispielen von "Zeitdieben" nehmen Zeitmanagement Ratgeber zwar auch auf deutliche Weise zu sozialen Aufgaben, kollaborativer Zusammenarbeit und kommunikativen Beziehungen Stellung. Aber leider nur in einem negativen Sinn, denn infolge der rigiden Voraussetzungen wird unterstellt, dass die wirklich wichtigen Aufgaben solche sind, die ohne (verbale) Kommunikation erfüllt werden können oder ohne kommunikative Synchronisation stattfinden. Es entbehrt insgesamt nicht einer gewissen Komik, wenn kooperativ agierende Mitarbeiter und gesprächsbereite Kolleg*innen als "Zeitdiebe" betrachtet werden. Der Witz ist immer der, dass man es vorher meist nicht weiß. Dafür aber ist man nach jedem Gespräch klüger. In der Regel können auch in den Pausengesprächen oft Dinge informell geklärt werden, für die man ganz formal viel mehr Zeit benötigt hätte. Insofern ist ein passendes kommunikatives Verhalten, welches das Gespräch sucht und Pausen als fruchtbare Gelegenheit dafür sieht, sehr viel angemessener, als das Vermeiden der Gespräche. Schlimmer noch ist: Im Rahmen von Zeitmanagement individuell zurückgestellte Aufgaben oder nicht ausgeführte Tätigkeiten (à la Ablage im Papierkorb) erfordern, da sie im Regelfall im organisationalen Gefüge ihre Berechtigung haben, entweder Mehrarbeit in anderen Abteilungen oder ziehen zusätzliche Organisation und Arbeit im Team nach sich. D.h., im klassischen Zeitmanagement wird ignoriert, dass es im betrieblichen Kontext nicht nur die unterschiedlichsten – gleichwohl notwendigen – Bedingungen für das Gelingen der eigenen Aufgaben gibt, sondern vor allem für die Zusammenarbeit in Gruppen andere Bedingungen gelten. Durch die Charakterisierung von kollegialen Gesprächen als Zeitfallen verkennt das klassische Zeitmanagement systematisch die Eingebundenheit aller Beschäftigten. Mit anderen Worten: Die prinzipielle Schwäche des Zeitmanagements besteht darin, dass es die Vorteile sozialer Interaktionen nicht adäquat erfasst und damit die kollaborativ notwendige Bedingungen nicht adäquat berücksichtigen kann.

Soziale Zeitautonomie hat zentral mit Kommunikationsprozessen zu tun. Diese wiederum sind ein gemeinsames Produkt und damit auch keine individuell zu gestaltende Angelegenheit.

Bild: Oliver Tacke - Diskussion auf  den Wikimedia Commons (hier). Verwendung unter den Bedingungen der Creative Commons - Namensnennung (BY).

 

Soziale Zeitautonomie

"Zeitautonomie bedeutet nicht die bedingungslose Durchsetzung eigener Zeitinteressen, sondern Anerkennung der Zeitinteressen anderer im eigenen Handeln"
(Rainer Trinczek 2005, Über Zeitautonomie, ihre Regulierung und warum es so selten funktioniert
, S. 386)

In dem Maße, in dem eine erfolgreiche betriebliche Kooperationen stattfinden soll, müssen Termine als Zeitpunkte bestimmt und vor allem abgestimmt werden. Dabei gilt: je spezialisierter und komplexer, desto koordinationsbedürftiger und mehr voneinander abhängig wird der kollaborative zeitliche Bezug. Individuelle Termine lassen sich daraus gerade nicht eigenmächtig isolieren, sondern stehen, aufgrund der Arbeitsteilung, in starker Abhängigkeit zueinander. Was leider im Rahmen einer tayloristischen Arbeitsorganisation nur selten bewusst ist. Im tayloristischen Kontext werden typischerweise auch Kommunikationsprozesse von den Arbeitsprozessen getrennt. Das führt zu der eigentlich ziemlich komischen Situation, dass es Dokumente zu allen möglichen Tatbeständen der Arbeit gibt, dass das Reden über diese Dokumente und ihre Inhalte aber unabhängig davon organisiert werden muss. Bisher üblicherweise dadurch, dass die Dokumente über E-Mails verschickt werden und mittels der Mails dann die notwendige Kommunikation geführt wird (ein schönes Beispiel bezüglich der Konsequenzen hat Harald Schirmer hier gepostet). Eine soziale Zeitautonomie besteht jetzt nun nicht darin, die Mails zu priorisieren und so zu behandeln, wie es das klassische Zeitmanagement generell für die Arbeit vorschlägt. Soziale Zeitautonomie kann nur dann gelingen und wahrgenommen werden, wenn der Gruppen- und Abhängigkeitskontext von Arbeit und Kommunikation wieder in den Blick gerät. Aus unserer Sicht ganz einfach dadurch, dass sich die Beschäftigten über ihre Communities (digital) austauschen. Und dabei Zusammenarbeit und Kommunikation wieder mit den Dokumenten zusammenführen, indem sie diese beispielsweise teilen und kommentieren. Oder gleich kollaborative Tools wie etwa Blogs und Wikis für die gegenseitige Informationen oder Erstellung und Dokumentation der Inhalte verwenden.

Ein Community-basiertes Konzept

 

"Was man lernen muss, ist zeitliche Synchronisation und kollektive Zeitautonomie, nicht individuelle" (ManagerSeminare Nr. 211, S. 70).

Wie kann nun ein kollaborativer Gegentwurf zum Zeitmanagement aussehen? Zeit innerhalb betrieblicher Organisationen ist ja nicht an sich knapp. Knapp wird sie dann, wenn unterschiedliche Vorhaben und zeitliche Ansprüche miteinander kollidieren. Oder dann, wenn tatsächlich über systematische Überlastung qua Zielvorgaben, wie man in der arbeitswissenschaftlichen Forschung deutlich zeigen kann, zu viel Arbeit vorhanden ist. Dann wiederum hilft jedoch kein Zeitmanagement. Aus unserer Sicht deshalb am Schluss noch einmal der Versuch, ein Community-basiertes Konzept sozialer Zeitautonomie zu skizzieren:

  • Wenn die Gruppenmitglieder eine vorgelagerte Überwachungsfunktion des Managements übernehmen, bei der sie innerhalb der Gruppe genau beobachten, dass alle effizient arbeiten, dann verfehlt die Gruppe das Ziel der Zeitautonomie. Insbesondere dann, wenn die Ressourcen zu knapp bemessen sind. Anstatt die Schuld bei einzelnen Gruppenmitgliedern zu suchen muss gemeinsam in und mit der Community auf eine entsprechende Ausstattung mit Ressourcen, was auch personell gilt, gedrungen werden.
  • Die notwendige Balance zwischen den individuellen und gemeinsamen Zeitinteressen kann nur kommunikativ erreicht werden. Kategorien wie "Rücksichtnahme", "Aushandlung" und "Interaktion" bekommen in der gelingenden Arbeit in Communities einen dominanten Stellenwert. Dies erfordert besondere Kompetenzen im Bereich der Teamfähigkeit und die Achtung der jeweils unterschiedlichen individuellen zeitlichen Interessen und Bedürfnisse. Eine solche Koordinationsleistung hat ihren Platz in der gemeinsamen Diskussion und Absprache der Ziele im Rahmen der jeweiligen Community.
  • Eine gute Arbeit im Rahmen von Communities gibt es nur unter der Bedingung hoher persönlicher oder sozialer Autonomie. In dem Moment wiederum, in dem in der Gruppe Gleichgestellte kommunikativ dazu gewonnen werden müssen, die Arbeit zusätzlich zu übernehmen (also das Delegieren nicht funktioniert), ist die Zeit, die für diesen Kommunikationsakt aufgewendet werden muss, im Regelfall größer als die Zeit zur Erledigung der Aufgabe. Die dennoch notwendige Kommunikation auf Augenhöhe ist in den Communities auf digitalen Plattformen leicht umzusetzen.
  • In Communities geht es ums Vernetzen. Das bedeutet, es geht darum, Menschen aufgrund von gemeinsamen Zielen zusammenzubringen. Das wiederum bedeutet, dass sie ein Interesse daran haben, sich als Person einzubringen. Da kommen neben der Uhrenzeit noch ganz andere Zeitdimensionen ins Spiel, etwa unverplante Zeiten und Pausen. Aber auch die Möglichkeit, während der Arbeitszeit private Anteile "leben" zu können. Wie umgekehrt und selbstverständlich von zu Hause aus gearbeitet wird. Das ist das Paradebeispiel der Möglichkeiten digitaler Plattformen, denn hierüber lassen sich diese unterschiedlichen zeitlichen Bedürfnisse nahezu selbstverständlich und leicht realisieren.

 

Kommunikation ist die Grundlage allen sozialen und arbeitsteiligen Handelns. Auch das Planen und Festlegen erwünschter Ziele im Kontext einer Community stellt einen hochkommunikativen Akt dar. Genauso wie Entscheidungsprozesse normalerweise kommunikativ angelegt sind und in der Umsetzung der fortgesetzten Kommunikation bedürfen. Dies wird auf kollaborativen Plattformen ausdrücklich anerkannt und produktiv umgesetzt. Jedenfalls dann, wenn eine echte Community-basierte Lösung implementiert wird. Soziale Zeitautonomie bedeutet hierbei, sich der unterschiedlichen zeitlichen Anforderungen und -konflikte bewusst zu werden, das im Rahmen der Community zu thematisieren und gemeinsam (im Rahmen der Community) zu zeitlichen und verbindlichen Vereinbarungen zu kommen. Und gemeinsam massiv auf Abhilfe zu dringen, wenn die Ausstattung mit Ressourcen diesem Ziel entgegen steht.

Über den Autor

Alexander Klier Social Learning Consultant
Social Collaboration und Social Learning gehören zusammen. Gemeinsam denkt man weiter.

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