Slack et al. - Lernen von den Digitalen (3)

Von Matthias Geisler 27.04.2016
Slack et al. - Lernen von den Digitalen (3)

“Painless Office Integrations” (Apps)

In diesem Blog Post möchte ich mal meine Sicht auf den Aspekt der Dokumenten-zentrierten Zusammenarbeit mit/ in Slack kurz beschreiben.

Ich darf zunächst an den Kontext erinnern, den ich mir mit “die Digitalen” gesetzt hatte:

“Software Craftswo/-men”, also Software Entwickler/ Ingenieurinnen, Software Architektinnen und Designerinnen

(Quelle: Slack et al. - Lernen von den Digitalen)

Gerade in dieser Arbeitswelt besteht ein Bedarf an Dokument-basierter Zusammenarbeit in den meisten Fällen immer und gerade auch über die Unternehmensgrenze hinweg: z.B. für die (zeitweise) Einbindung eines externen UX/ UI Designers, die Verstärkung des Engineering Teams durch Freelancer, die Zusammenarbeit mit einer Marken/ Marketing Agentur, Support durch IT Spezialisten für Produkt X (Soft- oder Hardware), Interims-SCRUM Master, Agile Coach, etc.

Der Klassiker: Datei-Upload

… und genau für diesen Anwendungsfall funktioniert die Office-Integration durch das Teilen von Dokumenten in den Services Google Drive, Dropbox und Box sehr intuitive: einfach den Link zu einem Dokument einfügen, fertig. Neben den 3 genannten, prominenten Services stehen weitere Apps in der Kategorie “File Management” von Slack’s App Directory (slack.com/apps) bereit — für dich die aber zumindest ich in meiner Praxis bis dato keine Verwendung hatte.

 

ABER… die Verwendung dieser externen Speicherdienste setzt natürlich immer voraus, dass ich meine Dokumente auch über diese Services “sparen” will, kann — darf!

 

Wenn nicht… naja, es bleibt immer noch der klassische direkte Datei-Upload nach Slack. Das geht bis zu einer max. Dateigröße von 1 GB, wobei das max. mögliche Speichervolumen sich nach der Slack Subscription richtet (von 5 GB in Summe bis 20 GB pro Teammitglied; slack.com/pricing).

Slack-spezifisch - Posts und Snippets

Slack Screenshot - Add New File

Neben der Collaboration auf Basis von Office-Dokumenten bietet Slack auch die Möglichkeit entweder a) sog. “Posts” oder aber b) “Snippets” zu erstellen.

Ein “Post” ist ein Dokument, in dem primär formatierte Texte, aber auch Multimedia-Inhalte, insofern diese auch in Kanälen/ Direktnachrichten verwendet werden können (also Bilder, eingebettete Twitter Links, etc.), erstellt werden können.

Diese Art gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten ist vor allem für semi-strukturierte Inhalte, die schnell dokumentiert werden müssen, sehr praktisch (z.B. Meeting Protokolle, schnelle Entwürfe oder Ideenskizzen, etc.).

Auf die “Snippets” gehe ich an dieser Stelle nicht näher ein — auch, weil mir deren Anwendung im Alltag noch nicht untergekommen ist. Das könnte daran liegen, dass “Snippets” sehr einfach durch mit Markdown formatierte Inhalte (z. B. Code Blocks) in den Kanälen und Direktnachrichten substituiert werden können.

Dokumenten Management

Für alle beschriebenen Dokumenttypen, also Dateien-Uploads (optional zu ext. Services) und Slack Posts (und Snippets) gilt:

1. Slack garantiert, dass eine ggf. eingeschränkte Sichtbarkeit und damit der DokumentZugriff erhalten bleibt (z.B. für nur einen Channel oder einen Kontakt).

Slack Screenshot File Permission

2. Die Dokumente können geteilt, vor allem aber kommentiert werden. Das sieht dann nicht anders aus, als aus Kanälen und Direktnachrichten gewöhnt.

Licht ...und Schatten

So, das war jetzt viel Sonne, …aber es gibt auch verbesserungswürdige Aspekte:

  • Noch fehlt eine Möglichkeit auch nach dem Dokumentinhalt selbst zu suchen. Dafür müssten die Dokumente indexiert werden. Aktuell liefert die Suche nämlich nur Treffer auf den Dateinamen.
  • Aus Anwendersicht wären natürlich mehr (offizielle) Integrationen, insbesondere von Enterprise Dokumentmanagement, Office-Anwendungen und Services, z.B. “Microsoft Office 365” oder IBM Connections Files on Cloud wünschenswert — aber klar, der Autor weiss auch dass die beiden hier herausgestellten, klassischen Enterprise Lieferanten aktuell noch lieber Aufkaufen überlegen (“Microsoft, looking at you…”) oder selber machen (IBM’s Project Toscana).

Soviel zum Thema Office Integration.

Abschliessend sei noch gesagt, dass ein Blick in Slack’s App Directory (slack.com/apps) auch in den anderen Kategorien, z.B. “Developer Tools”, “Project Management” oder “Productivity” immer lohnt — vor allem  mit Hinblick auf die Verwendung von Slack als Integrations Tool…

So long… <3

Über den Autor

Matthias Geisler Technical Architect
"I want the web to win as a platform."

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